דו"ח: המועצה לא אוכפת סמכותה כלפי הוועדים המקומיים

ועדת הביקורת של המועצה האזורית מטה יהודה הציגה למליאת המועצה את סיכום הדיון בנושא "תקציב ודוחות הוועדים המקומיים לשנת 2019" ממנו עולה כי המועצה נמנעת מלאכוף את סמכותה כלפי הוועדים המקומיים בעניין מועדי ההגשה והאישור של התקציבים השנתיים.

חברי ועדת הביקורת: רוני דוד (יו"ר), ראובן צמח, אברהם ברששת, והמבקר יואל ינון, מצאו כי בשנת 2019 רק ועד מקומי אחד אישר את התקציב במסגרת לוחות הזמנים שנקבעו בחוק, כל שאר הוועדים אישרו את התקציב באיחור. כאשר שבעה ועדים אישרו את התקציב באיחור של מעל חצי שנה.

הדו"ח מעלה כי אף אחד מהוועדים שנבדקו לא הגיש את התקציב לאישור המליאה כמתחייב עד לתחילת חודש אוקטובר, בשנה הקודמת לשנת התקציב. בפועל הוגשו לכל אורך השנה תקציבים לאישור המועצה, כאשר שני ועדים מקומיים הגישו את התקציב השנתי לאישור המליאה באיחור של למעלה משנה.

ועדת הביקורת מצאה כי על אף החריגות הדרמטיות במועד הגשת התקציב לאישור המועצה, לא פעלה המועצה ולא הפעילה את סמכויותיה לקבוע תקציב לוועדים.

בהתאם להמלצת ועדת הביקורת, הוטמע נוהל מועצתי המגדיר כי ועד מקומי שלא יאשר תקציב בזמן, המועצה תעשה זאת במקומו, באמצעות משרד לראיית חשבון, ותחייב את הוועד המקומי בעלות.

מממצאי הוועדה עולה כי נהלי העבודה הקיימים בנושא אישור התקציבים השנתיים של הוועדים ביישובי המועצה הם מיושנים, אינם דיגיטליים ואינם שקופים לציבור.

הוועדים המקומיים נדרשים להעביר באופן פיזי את המסמכים, פרוטוקולים, דוחות תקציב והדוחות הכספיים למחלקת הנהלת חשבונות, כמו כן, כל החומרים נשמרים בקלסרים, אין שמירה דיגיטאלית ואין גיבוי, דבר המכביד מאוד על היכולת לשחזר או לאתר מסמכים ישנים משנים קודמות.

חברי הוועדה מדגישים כי בהתאם לחוק, נדרש הוועד המקומי לפרסם את תמצית הדו"חות הכספיים לעיון הציבור.

חברי הוועדה מציינים כי תקופת הקורונה גרמה לרשויות ציבוריות רבות לשנות גישה ולאפשר הגשת מסמכים באופן ממוחשב ומומלץ להקים "פורטל ועדים" אשר יאפשר לכל אחד מהוועדים לשלוח ולהזין נתונים, מסמכים ודוחות באופן אוטומטי.

יצויין, כי המועצה ביצעה פיילוט מוצלח של "פורטל וועדים" שכלל מספר ועדים מקומיים במהלך 2021 ובמהלך חודש ספטמבר האחרון הפורטל נפתח לצירוף כל הוועדים המקומיים. הפורטל נמצא כעת בשלב של עדכון ולאחר מכן יעלה באופן פומבי.

ממטה יהודה נמסר בתגובה: המועצה הקימה פורטל וועדים לשימוש הנהגות הישובים לייעול, שיתוף וחיזוק ממשקי העבודה עם המועצה. בתחילת 2021 הפורטל עלה לאוויר והוכרז כהצלחה, ולאור הצלחתו והביקוש אנו פועלים להרחבת השירותים הניתנים בו.